Você sabe como mobilizar no SGC VALE?
Sabemos que o SGC – Sistema de Gestão de Contratos é o sistema utilizado pela Vale para mobilização de empresas terceirizadas bem como seus empregados, veículos e equipamentos.
No artigo Mobilização de contratos, terceiros e equipamentos falamos mais sobre o sistema e principais funcionalidades.
O que é preciso para mobilizar no SGC?
Quando o fornecedor possui seu contrato aprovado, em regra é realizada uma reunião inicial (Kick off) para alinhamento das questões referentes à mobilização.
Além da apresentação dos procedimentos padrão, é a oportunidade na qual são apresentadas as exigências específicas da Diretoria/Gerência contratantes.
O fornecedor antes de tudo, precisa ter em mente que a Vale por ser uma multinacional possui uma grande variedade de Diretorias e Gerencias internas conforme a natureza dos diversos serviços que são executados na empresa, assim, a documentação exigida na mobilização pode conforme as diretorias gerencias e escopo do contrato.
Por muitas vezes até o modo de organização dos dossiês dentro do sistema é diferente.
Portanto, é de suma importância que o fornecedor esclareça todas as dúvidas nesta reunião quanto as particularidades da Diretoria contratante para que não sofra impactos no prazo devido a recusa de documentação.
O login e senha de acesso ao SGC são fornecidos pela Vale, caso a empresa contratada ainda não tenha acesso ao sistema, esta deverá solicitar os contatos dos responsáveis pela criação na primeira oportunidade.
Após reunir a documentação, como devo inserir no sistema?
Em regra, toda a documentação de contrato e terceiros (empregados do fornecedor e subcontratados) devem ser inseridas no SGC para análise da equipe de SSMA avaliadora.
Nesse momento é importante conhecer a sigla da diretoria aprovadora e o local de SSO para o qual deverá ser direcionada a solicitação de mobilização.
O sistema possui manual elaborado pela Vale com todas informações acerca da inserção de dados e dossiês de documentação, geralmente todos esses anexos de apoio são enviados junto à ata de reunião de Kick off.
O procedimento é rápido? Quanto tempo leva em média?
Após submeter os dados e documentação no sistema os mesmos são direcionados às equipes que irão avaliar e validar a documentação caso a mesma esteja totalmente em conformidade.
O procedimento segue um fluxo padrão no qual é feita a análise da documentação de contrato e somente após a obtenção de aprovação nesta etapa é que são inseridas e avaliadas a documentação dos colaboradores.
O período de análise varia conforme cada diretoria, a documentação de contrato leva em média 03 à 05 dias úteis para avaliação e a documentação dos empregados pode durar de 05 a 15 dias.
O que pode impactar esse processo são as revisões de documentação, pois a além do tempo necessário para que se promova as adequações necessárias, a cada revisão o prazo de avaliação volta a contar do início.
Por isso é elementar que as contratadas solicitem todas as informações à equipe designada na reunião inicial antes de iniciar o processo de mobilização.
Precisa de ajuda para mobilizar? Faça um orçamento conosco!
Autor: Débora Silva / Departamento de mobilização da PROLIFE
Saiba mais:
Qual a documentação necessária para mobilização?
O que é desmobilização e qual sua importância?
