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Como mobilizar contrato, equipamentos e terceiros

Antes de iniciar a prestação de serviços nas dependências de empresas de médio/grande porte os fornecedores devem efetuar o que chamamos de mobilização, que consiste em um conjunto de procedimentos que tem por finalidade habilitar a empresa contratada a transportar seus recursos (pessoal e equipamentos), até o local da execução do serviço, e retira-los sem restar nenhuma pendência no final do contrato.

Falamos mais sobre a mobilização e desmobilização em nosso blog no link: https://prolifeengenharia.com.br/categoria/mobilizacao/

Hoje apresentaremos aqui 03 dicas valiosas para que você não tenha entraves nesse processo que é imprescindível na liberação de acesso e consequentemente início das suas atividades.

A primeira dica é NÃO SUBESTIME O PROCESSO:

Na maioria das vezes a mobilização pode parecer algo muito simples e rápido diante de toda a complexidade que o fornecedor enxerga frente à execução do serviço e cumprimento das obrigações do contrato propriamente dito. 

É exatamente nesse ponto que a maioria das empresas falham, pois postergam as ações referentes a mobilização e ao iniciar o cronograma de execução do serviço já não tem prazo suficiente para promover as adequações exigidas na documentação e muitas das vezes sofrem penalidades por atrasar o início das atividades.   

O que tratamos aqui, se aplica principalmente a empresas tomadoras de mão de obra que possuem algum grau de risco, assim, antes de iniciar as atividades os prestadores por sua vez devem cumprir uma série de requisitos legais e internos para que a terceirização não gere demandas administrativas e judiciais que possam atrair inclusive a responsabilização de ambas por danos causados e infrações cometidas.

Diante do ponto acima destacado, sugere-se que a empresa ao mobilizar NÃO PULE ETAPAS:

A falta ou o pouco conhecimento do procedimento a ser aplicado em cada caso é, se não a maior, uma das maiores causas dos atrasos gerados.

Muitas empresas ao constatar que possuem prazo escasso incorrem em outro erro muito habitual que é tentar “antecipar” a documentação de SSO (Segurança e Saúde Ocupacional) de seus empregados antes mesmo que a documentação de SSO parâmetro da empresa/contrato seja elaborada e/ou aprovada. 

Temos aí a formula perfeita para que sejam gerados uma série de documentos com informações divergentes que ao serem submetidos à avaliação serão revisados ou reprovados.

A lógica a se ter em mente é simples e lembra o velho ditado popular que recomenda: “o carro não deve ser colocado à frente dos bois”.

Existem determinadas divergências que podem ocasionar inclusive a revisão da documentação base, retornando todo o processo à “estaca zero”. 

A antecedência é muito bem-vinda e altamente recomendada, porém, em nome dela não se deve atropelar os processos, por outro lado, se bem aplicada e nos momentos oportunos a mobilização será finalizada com sucesso sem impactar o início das atividades.

Por fim, para evitar os transtornos já mencionados recomendamos então que você CONHEÇA O PROCESSO E ENTENDA OS FLUXOS antes de providenciar a documentação exigida:

Para não pular etapas e causar as indesejadas revisões e atrasos é importante antes de tudo conhecer cada uma delas e ter entendimento dos requisitos para que a mobilização avance sem maiores obstáculos. 

Também é essencial saber que as empresas de grande porte apresentam variações no procedimento de mobilização seja por razão da localidade ou por questões de organização interna considerando a existência de diversas diretorias/gerências.

Portanto é muito comum que existam diversos modos de operar e aprovar a documentação numa mesma tomadora de serviços, ainda que em essência a finalidade da mobilização seja a mesma, as gerencias/diretorias/localidades podem conter suas particularidades na condução do processo.

Ademais, conhecendo o procedimento você poderá otimizar o tempo antecipando exatamente o que precisa ser feito sem que nenhuma fase seja desprezada.

Caso queira conhecer mais sobre esse trabalho, entre em contato conosco. Oferecemos um serviço de suporte exclusivo para mobilização/desmobilização e serviços correlatos.

Autora: Débora Silva / Setor de mobilização PROLIFE

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